3.1 SOFTWARE PARA GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

3.1 Software para Gestión de recursos materiales y financieros

3.1.1 Definición

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humano y Gestión de Recursos Materiales.

Los recursos materiales, en definitiva, son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo.  Los recursos materiales son aquellos bienes tangibles que permiten ofrecer los productos o servicios en cuestión. Entre ellos se encuentran las materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno. Estos resultan fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa, lo básico en su administración es lograr el equilibrio en su utilización. Tan negativo es para la empresa en su escasez como su abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta antieconómica; de ahí que la administración de recursos materiales haya cobrado tanta importancia actualmente. La administración de recursos materiales consiste en: Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones. Recursos materiales:

*Edificio

*Espacios de trabajo

*Hardware y software

*Mobiliario, etc.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

* Optimización de los procesos empresariales.

* Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

* La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

* Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas.

3.1.2 Aplicación (por ejemplo: Microsoft Project, Aspel COI, Aspel SAE, Etc.)

MICROSOFT PROJECT

Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado, por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.

Es un software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones: Standard y Professional. Una versión para Macintosh fue lanzada en julio de 1991 y su desarrollo continuó hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994 Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las aplicaciones Mac y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la creación de la nueva unidad de negocio “Microsoft Macintosh” el año anterior. El MacBU no lanzó ninguna versión actualizada para Project y la versión de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003,2007 y 2010.

La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información a todos los usuarios.

Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).

Microsoft reveló que las futuras versiones de Microsoft Project contarán con Interfaz de usuario fluida

Ventajas de MS Project:

·         Seguimiento del origen de las incidencias.

·         Ver la repercusión de un cambio.

·         Experimentación con escenarios hipotéticos.

·         Facilidad de control de las finanzas.

·         Seguimiento y análisis flexibles de los proyectos.

·         Aprovechamiento de los gráficos y los diagramas.

·         Puede cambiar el color de fondo de las celdas o las filas con Resaltado de fondo de celda.

·         Uso de las vistas mejoradas.

·         Uso compartido de la información.

·         Contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto.

·         Obtención de ayuda cuando se necesita.

·         Ahorro de tiempo con las plantillas. Cree sus propias plantillas personalizadas.

Desventajas de MS Project:

·         Sólo funciona en plataformas Windows, no fireware

·         El 80% de los usuarios de MS Project usa el 20% de sus numerosas opciones.

·         No se puede medir la productividad de las máquinas y las persona, tampoco rendimiento. Alto costo e inversión.

Por otro lado existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:

Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras.

Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividad crítica se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro.

Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.

Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales.

Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.

La última versión de Microsoft Project es la 2010, con nuevas características, entre las que podemos incluir: una interfaz mejorada -la barra de herramientas se ha cambiado por la cinta de opciones, se encuentran comandos rápidamente-, nuevas opciones de visualización, la personalización de vistas ha sido mejorada respecto a ediciones anteriores, la programación puede ser manual, y la colaboración ha sido mejorada. Además, es compatible con ediciones anteriores.

Empresas que lo desarrollan o venden

Microsoft

Costos:

Project Professional 2013: MXN $16,999.00

Microsoft Project 2013: $7,803 MX $-11,809MX

ASPEL COI

Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas de la línea Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.

Beneficios

Aspel-COI 7.0 le permite a tu empresa:

·         Mantener la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.

·         Reducir el tiempo invertido en la captura de la información.

·         Conocer en cualquier momento la situación financiera de tu empresa, departamentos, centros de costos o proyectos, por medio de las diferentes consultas y reportes que el sistema ofrece automáticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros.

·         Cumplir con las nuevas disposiciones fiscales para el manejo de la Contabilidad Electrónica de la manera más simple.

ü  Registro contable en medios electrónicos.

ü  Identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio fiscal de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).

ü  Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos por la misma.

·         Controlar, en su caso, los gastos, ingresos y presupuestos de cada entidad, en diferentes monedas, permitiendo también un riguroso y eficaz control de los recursos.

           

Una oportuna y confiable presentación de las declaraciones fiscales e informativas de tu empresa, ya que identifica automáticamente los montos de los impuestos IVA e ISR (y sus retenciones), generando en cualquier momento:

           

·         La Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) lista para la carga batch.

·         La Declaración mensual de IVA e ISR, entre otras.

·         La Declaración anual de personas físicas y morales.

·         Controlar y llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada cuenta o departamento.

·         Una integración total de los procesos de la empresa, ya que intercambia información con los sistemas de la línea Aspel-SAE, Aspel-NOI, Aspel-CAJA y Aspel-BANCO, eliminando así los posibles errores de captura y la duplicidad de actividades. Al estar integrado con Aspel-SAE ofrece el registro contable automático que se requiere para el manejo de comprobantes fiscales digitales.

Catálogo de Cuentas

·         Hasta 20 dígitos y 9 niveles, en el número de cuenta.

·         Para una fácil puesta en marcha ofrece 9 catálogos de cuentas predefinidos.

·         Cada cuenta incluye un campo para capturar el RFC con el que fiscalmente pueda estar asociada: Cliente, Proveedor, Deudor, etc.

·         Ágil acceso a la información financiera, se puede consultar desde el catálogo:

ü  El auxiliar de cada cuenta.

ü  Los saldos históricos en moneda contable y en moneda extranjera.

ü  Editar pólizas y muchas funciones más.

·         Para la eficiente generación de los reportes y declaraciones fiscales, así como una eficaz operación, las cuentas se clasifican por:

ü  Su naturaleza: acreedora o deudora.

ü  Su tipo: Activo circulante, fijo, gastos de operación, costos de ventas, inventarios, etc.

Departamentos, Centro de costos y/o Proyectos

Para mantener la certidumbre financiera a todos los niveles, Aspel-COI te permite:

·         Definir centro de costos y proyectos, además de hasta 999 departamentos.

·         Asignar las cuentas a los diferentes departamentos.

·         Asignar los movimientos de las cuentas a los centros de costos y proyectos.

·         Manejar presupuestos por cuenta contable o por departamento.

·         Obtener el Estado de resultados por centro de costos y proyectos.

·         En todo momento, se podrá conocer la aplicación del presupuesto y su seguimiento.

Pólizas         

·         Fácil captura:

           

ü  Copiando y pegando información a partir de otras pólizas.

ü  Utilizando el catálogo de conceptos.

ü  Con cuentas de contrapartida para un cuadre automático.

ü  A partir de pólizas capturadas en Microsoft Excel® ya sea unitarias, o a través de una captura masiva.

ü  Integrando las pólizas de diferentes empresas y las recibidas por correo electrónico.

ü  A partir de pólizas modelo para registrar movimientos frecuentes o pólizas con una gran cantidad de asientos contables.

ü  Con pólizas modelo inteligentes, en la que los montos a cargar y abonar se calculan en automático.

             

·         Actualización automática de saldos contables en todos los períodos del mismo ejercicio sin necesidad de traspasos.

·         Auditoria de pólizas que impide modificaciones posteriores.

·         Manejo ilimitado de tipos de pólizas.

·         Números de pólizas con folios numéricos y alfanuméricos.

Fiscales

·         Manejo total de la Contabilidad electrónica:

ü  Registro contable en medios electrónicos.

ü  Identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio fiscal de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).

ü  Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos por la misma.

·         Fácil control del IVA (Impuesto al Valor Agregado) y DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros):

ü  Bitácora de ingresos efectivamente cobrados y egresos efectivamente pagados.

ü  Cálculo y desglose del IVA relacionado a los movimientos y su retención, desde la captura de pólizas de manera automática.

ü  Reportes con el IVA trasladado y acreditable, con selecciones por tasa de impuesto.

ü  Reportes de IVA e ISR retenido, tanto en pagos a proveedores como en ingresos.

ü  Definición del periodo de causación diferente a la fecha de la póliza para el correcto control de IVA.

ü  Genera la Bitácora con los pagos realizados a terceros (proveedores) y desglose por tasa del IVA relacionado (DIOT).

ü  Consulta de la Devolución del IVA que facilita la información necesaria para el llenado del Formato Electrónico de Devoluciones en el portal del contribuyente en el SAT.

·         Cálculo de la depreciación contable y fiscal de activos de acuerdo a la LISR.

·         Determinación del Ajuste anual por inflación detallado por rubro y por mes.

·         Generación automática de las declaraciones fiscales en Microsoft Excel®, como IVA e ISR, así como la reexpresión de saldos B-10, entre otras.

             

Activos

·         Control de activos:

ü  Mantenimiento y seguros, con base a los datos de mantenimientos realizados y pólizas de servicio contratados, el sistema proporciona diferentes reportes que orientan al usuario sobre las tareas de mantenimiento a realizar y las pólizas de seguros a renovar.

ü  Generación automática de pólizas de alta, baja y depreciación de activos.

Multimoneda

·         Control de saldos de las cuentas contables y activos en moneda extranjera.

·         Captura de pólizas en otras monedas y conversión automática.

·         Histórico de tipos de cambio para facilitar las capturas y procesos.

·         Generación automática de pólizas por el ajuste de ganancia o pérdida cambiaria.

·         Estados financieros en dólares.

·         Auxiliares y Balanza de Comprobación en la moneda y tipo de cambio elegido.

Consultas, reportes y hojas de cálculo

·         Creación de consultas y reportes definidos por el usuario.

·         Balanza de comprobación acumulada de más de un período o por departamentos.

·         Auxiliares de cuentas.

·         Balance general, estado de resultados, diario general, libro mayor, presupuestos, depreciación contable y fiscal de activos.

·         Asistente de reportes que permite diseñar nuevos reportes fácilmente sin necesidad de ser un experto.

·         Envío de consultas y reportes por correo electrónico.

·         Las consultas en el sistema pueden ser exportadas en formato XLS, TXT, XML y HTML, los reportes, además de los formatos anteriores pueden ser exportados a RTF y PDF.

Hojas de cálculo

·         Proporciona diferentes rutinas para generar y adecuar de forma sencilla y amigable hojas de cálculo personalizadas exportando a Microsoft Excel® la información contable, misma que se actualizará al momento en que se modifique en Aspel-COI.

·         Para facilitar la definición y modificación de hojas de cálculo, Aspel-COI instala una barra de tareas adicional en Microsoft Excel® mediante la cual es posible crear y adecuar las hojas de cálculo que el sistema provee. 

·         Para una fácil identificación y selección de las hojas fiscales y financieras elaboradas en Microsoft Excel®, el sistema proporciona un listado de las mismas.

Procesos

·         Para evitar que se hagan cambios en períodos de trabajo ya cerrados o auditados, se da la opción de “cerrar” o bloquear períodos.

·         Consolidación de empresas.

·         Mes de ajuste para procesos extraordinarios.

Interfaces con los sistemas Aspel

Las interfaces de los sistemas Aspel facilitan la integración de procesos administrativos a la vez que contribuyen a la disminución de errores y tiempos de captura. Prácticamente todos los sistemas envían a Aspel-COI 7.0 la información contable derivada de su operación:

·         Aspel-SAE genera las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar.

·         En el caso de ventas y compras, las pólizas pueden ser generales o pueden desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento. Las de movimientos al inventario también pueden ser generales o detallarse por línea de producto o por impuesto

·         Aspel-BANCO genera las pólizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias. Las pólizas-cheque o de ingresos se pueden contabilizar en línea.

·         Aspel-NOI genera las pólizas modelo correspondiente a las provisiones y pagos de nómina, ya sea de forma general o desglosada por trabajador, departamento o cuenta auxiliar.

·         Aspel-CAJA genera las pólizas modelo de las ventas, ingresos, movimientos al inventario y cuentas por cobrar generados en los puntos de venta.

ⓔspacio Aspel (opcional)

·         Con esta solución, desde Aspel-COI se puede publicar en un sitio de Internet las consultas y reportes del sistema así como la información empresarial deseada, a la cual se accede a través de perfiles de usuario y contraseñas, facilitando la toma de decisiones en cualquier momento.

Características generales del producto

·         Completamente en español.

·         Base de datos en formato Firebird® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®.

·         Traductor automático de datos de versiones Aspel-COI 5.x y 6.0.

·         Actualización en línea vía internet a las últimas mejoras de la versión (Aspel-AL).

·         Perfiles de usuario para un acceso seguro a la información.

·         Disponible en versiones de 1 usuario con 99 empresas y licencias de usuarios adicionales.

Como parte de la Reforma Fiscal 2014, se establecen reglas a las que se debe llevar la contabilidad de la empresa, como su registro en medios electrónicos y la obligación de asociar los documentos comprobatorios a los asientos contables incluyendo los CFDI, entre muchos aspectos más.

Por ello, Aspel-COI 7.0 cuenta con las siguientes características:

·         Manejo total de la Contabilidad electrónica*:

ü  Registro contable en medios electrónicos.

ü  Identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio fiscal de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).

ü  Envío de la información requerida por la Autoridad, es los formatos y periodos establecidos por la misma.

                         

Además,

·         Integra el manejo de Pólizas inteligentes, con las que se facilita de captura de pólizas similares pues el sistema determina los montos automáticamente a partir de los registros anteriores.

·         Es posible administrar fácilmente los CFDI asociados al sistema, así como validar la estructura, datos fiscales, contenido, operaciones aritméticas y timbradas de los comprobantes, generando un reporte de validación por cada uno de los archivos revisados.

Requerimientos mínimos de hardware y software

·         Procesador de 32 bits (x86) a 1 GHz. o más. *

·         1 GB. de RAM.*

·         320 MB. de espacio libre en disco duro.

·         Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012 u 8.

 *Considerar que los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores.

Aspel de México

Es una empresa 100% mexicana líder en el mercado de software administrativo. Desarrolla y comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan los procesos administrativos de las micro, pequeñas y medianas empresas, favoreciendo la correcta toma de decisiones y simplificando sus actividades administrativas. Sus sistemas facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales electrónicas incluyendo facturación, nómina y contabilidad. Cuenta actualmente con más de 720,000 empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Con presencia desde 1981 en México y desde 1995 en países de Centro y Sudamérica, Aspel se encuentra integrada por más de 200 colaboradores expertos en su ramo, ubicados en las oficinas de México, Monterrey, Guadalajara, Mérida, Veracruz, Tijuana, Querétaro, León, Hermosillo, Chihuahua y Puebla que atienden a los más de 3,000 distribuidores y mayoristas certificados.

Aspel cuenta con 5 divisiones de negocios que fortalecen su enfoque en las pequeñas y medianas empresas:

Sistemas Administrativos

Los sistemas Aspel administran y controlan los recursos de las empresas, simplificando sus procesos para tener un óptimo manejo de sus negocios; a la vez que brindan información clara y confiable del estado de la empresa facilitando la toma de decisiones.

Servicios

Aspel de México tiene el compromiso de brindar la mejor gama de servicios que faciliten y enriquezcan el uso de los sistemas, por ello cuenta con un área dedicada al Soporte Técnico que brinda todo el apoyo a los usuarios para el correcto uso de los sistemas.

El área de Capacitación brinda todo el conocimiento sobre los sistemas para maximizar el aprovechamiento de los mismos, a través de los 15 Centros de Capacitación Aspel (CCA) en todo el país.

Formas Preimpresas

Aspel Formas facilita la operación de los sistemas administrativos al proveer formas pre-impresas adaptables en su totalidad a cualquiera de éstos, tales como recibos de nómina y marbetes entre otras, diseñadas de acuerdo a las necesidades del cliente y con las características que desee, evitando con ello el uso incorrecto de documentos importantes dentro de la compañía.

Negocios a través de Internet

Enfocada en el desarrollo de servicios complementarios a los sistemas administrativos, ésta división proporciona a través de Internet, herramientas que facilitan las tareas de los empresarios integrándolos al mundo digital de una forma sencilla al mismo tiempo que se optimizan sus recursos. El portal en Internet aspel.com es el sitio que reúne las características necesarias para el comercio e intercambio electrónico de productos, servicios e información, desarrollando los negocios con facilidad, seguridad y solidez.

Sistema de Contabilidad Integral: Aspel-COI           Licencia

·         1 usuario 99 empresas versión 7.0        $ 5,195

·         Actualización de la versión anterior       $ 3,117

·         1 usuario 99 empresas v. 7.0 Incluye Póliza de Asesoría en el uso de los Sistemas Aspel                                    $ 6,195

·         Actualización de la versión anterior, Incluye Póliza de Asesoría en el uso de los Sistemas Aspel                   $ 4,117

Usuarios                  1                      2                      5                      10

Licencia Adicional $ 1,562           $ 2,910          $ 6,629          $ 10,390

Actualización             $ 936           $ 1,746          $ 3,977          $ 6,234         

Sistema en renta                           Usuarios

                                                           1          2          3          4          5         

Aspel-COI en Renta mensual      $ 299  $ 378  $ 454  $ 566  $ 624 

                                                           6          7          8          9          10       11 o más

                                                                       $ 681  $ 737  $ 793  $ 851  $ 908  $ 90 c/u

                         

ASPEL SAE

Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos. Ofrece movilidad a las empresas conectando las sucursales remotamente y por medio de dispositivos móviles, permite el acceso a la información comercial y administrativa, brindando una integración total. Poderosa interfaz con Aspel-COI para relacionar los folios fiscales de los comprobantes fiscales digitales a las pólizas, de acuerdo con los requerimientos de la contabilidad electrónica.

Beneficios

Con Aspel-SAE tienes un mejor control sobre tu negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido en la administración del mismo. Además te permite cumplir fácilmente con las diferentes disposiciones fiscales como la facturación y contabilidad electrónica.

Con Aspel-SAE 6.0:

·         El ciclo de compra-venta está cubierto totalmente, desde la foto del producto para identificarlo hasta la factura electrónica, lista para ser entregada al cliente.

·         Cumple fácilmente los requisitos de la contabilidad electrónica, al realizar la interfaz con Aspel-COI, en las pólizas de ventas y compras, automáticamente se relacionan los folios fiscales de los CFDI. ¡Trabaja menos con las interfaces Aspel!

·         Conoce mejor a tu cliente, en una sola sección tendrás los saldos, pedidos pendientes, productos apartados, estados de cuenta, antigüedad de saldos, productos más vendidos, ventas mensuales, citas programadas, para un seguimiento sencillo.

·         Controla eficientemente un punto de venta, el sistema calcula y registra el cambio, te proporciona el corte de caja y una novedosa opción que permite facturar desde un sitio web las notas de venta, ¡Despreocúpate de la facturación, los clientes la realizarán ellos mismos!.

·         Con SAE Móvil puedes: Levantar pedidos, dar de alta clientes, consultar los inventarios y sus existencias, además de la información comercial y administrativa del sistema Aspel-SAE 6.0, en el momento y en el lugar en el que te encuentres, todo a través de un cliente Web y/o dispositivos móviles como iPad´s®, iPod´s®,iPhone´s®, Tablets o Smartphones.

·         Tienes un control total de los inventarios desde las existencias. costos, manejo de lotes, pedimentos, números de serie, tallas, colores hasta el manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercialización.

Inventarios y Servicios

·         Manejo y control de las diferentes características de los Productos:

ü  La fotografía del producto.

ü  Tallas y colores para un control administrativo eficiente en el punto de venta.

ü  Dos claves de identificación por cada producto y la posibilidad de definir claves alternas asociadas a proveedores y clientes por cada producto.

ü  Listas de precios por cliente.

ü  Lotes, pedimentos y números de serie.

ü  Hasta 50 campos libres por cada producto para indicar la información adicional deseada.

ü  Manejo de productos sustitutos para una mejor comercialización y no dejar de vender.

    

Control de costos.

ü  Manejo exacto de diferentes tipos de costeo: PEPS, UEPS,  Promedio e Identificado.

ü  Práctico reporte de existencias y costos a una fecha determinada.

ü  Edición de costos y existencias, para un cálculo real en caso de productos de importación.

·         Lectura, diseño e impresión de código de barras.

·         Manejo de multi-almacenes.

·         Proceso de inventario físico con ajustes automáticos.

·         Asignación y control de hasta 4 impuestos por producto.

·         Control de operaciones de compra-venta de productos con diferentes unidades de entrada y de salida.

·         Catálogo de almacenes con: nombre, dirección, teléfono y responsable.

·         Nueva consulta donde puedes visualizar los productos y los proveedores que lo venden, el costo y tiempo de entrega que ofrecen, así como las existencias totales del producto. ¡Compra cuando lo requieras y al menor precio!

Clientes y cuentas por cobrar

·         Para una mayor eficiencia en la captura de documentos de venta, ahora puedes asignar a tus clientes una plantilla de captura predefinida, así como un esquema de impuestos específicos, con lo que tienes más control y seguridad en la captura de información.

·         Campañas de venta y seguimiento comercial de clientes (CRM) con herramientas para llevar a cabo actividades encaminadas a fortalecer la captación y retención de clientes:

ü  Registro y seguimiento de clientes y prospectos.

ü  Integración del expediente del cliente con estados de cuenta, antigüedad de saldos, ventas, contactos y citas (interfaz con Microsoft Outlook® versión 2000 o superior).

ü  Elaboración, seguimiento y reportes de resultados de campañas de ventas y telemarketing: consulta del avance de las campañas, estado de atención a los clientes, desempeño de los ejecutivos de venta, entre otros.

·         Clasifica a tus clientes en Matriz o Sucursal y también por estatus: activo, suspendido o moroso.

·         Campos libres para cubrir las necesidades de información adicional de tu empresa; el sistema te ofrece hasta 50 campos libres por cliente que puedes utilizar en todo momento.

·         Recepción de pagos:

ü  Nueva ventana de recepción de pagos para mayor agilidad.

·         Gran cantidad de reportes, con filtros y funciones para un análisis eficiente de información:

ü  Por estatus del cliente: activo, suspendido o moroso.

ü  Por vendedor o zona de venta.

ü  Por su situación crediticia.

ü  Reportes de estado de cuenta general y detallado, consolidados y ordenados por matriz.

ü  Control de cobranza: documentos a revisión, documentos por cobrar, abonos por periodo.

ü  Antigüedad de saldos y pronóstico de cobranza.

Facturas y Vendedores

·         Manejo de cotizaciones, pedidos, remisiones, notas de venta, facturas y devoluciones.

·         Personalización de la ventana de captura de estos documentos para agilizarla y darle la imagen que tu empresa requiera.

·         Consultas relacionadas: Desde cualquier documento puedes ingresar al expediente del cliente y desde el producto al kárdex correspondiente. ¡Esto es flexibilidad y rapidez!

·         Envío automático de documentos de venta como facturas, cotizaciones, pedidos, entre otros en formato PDF con un elegante diseño a tus clientes.

·         Importación de documentos de ventas masivamente desde un archivo XML, TXT o Microsoft Excel® con un sólo clic.

·         Genera devoluciones de facturas, remisiones y notas de venta.

·         Vigencia respectiva en las cotizaciones, para un mejor control de precios.

·         Aplicación automática de políticas de descuento.

·         Restricción por usuario del cambio de precio al momento de facturar.

·         La mercancía puede salir de varios almacenes en un sólo documento (almacenes por partida).

·         Posibilidad de facturar sin existencias.

·         Posibilidad de vender a un precio de liquidación (menor al mínimo).

·         Cálculo de comisiones a vendedores.

·         Completo manejo de sucursales:

ü  Número ilimitado de series y folios de documentos de ventas.

ü  Nueva longitud de clave de documentos a 10 dígitos para series y otros 10 para el número de folio del documento.

ü  Por cada serie se puede definir un tipo de alineación, un formato de emisión, un archivo de configuración de captura y en caso de series digitales: un certificado de sello digital y lugar de expedición.

ü  Nuevo campo de dirección de envío.

ü  Apartado de productos desde pedidos.

·         Factura Electrónica (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet)::

ü  Emisión de CFDI (facturación electrónica) con base en los estándares regulados por el SAT.

ü  Valida tus comprobantes al momento de recibirlos.

ü  Eficiente manejo de Addendas y complementos.

ü  Administración de folios digitales.

ü  Consulta de Comprobantes Fiscales Digitales asociados a compras y ventas.

ü  Visor de Comprobantes Fiscales Digitales.

ü  Contabilización de movimientos en Aspel-COI 7.0.

Proveedores y Cuentas por Pagar

·         Expediente del proveedor. Integración del expediente con estados de cuenta, antigüedad de saldos e información de compras, entre otros.

·         Una gran cantidad de reportes, con más filtros y funciones para un análisis eficiente de información:

ü  Historial crediticio con el proveedor, estado de cuenta general, estado de cuenta detallado, resumen de movimientos, pronóstico de pagos, antigüedad de saldos, autorización de pagos, entre otros.

·         Control de anticipos, división de cargos y suspensión de compras.

Compras

·         Documentos de compras: Requisición, orden de compra, recepción de mercancía, compras y devoluciones, cada uno de ellos con la debida afectación a inventarios y cuentas por pagar.

·         Número ilimitado de folios de documentos de compras.

·         Consultas relacionadas. Desde cualquier documento puedes ingresar al expediente del proveedor y desde el producto al kárdex correspondiente. ¡Esto es flexibilidad y rapidez!

·         Envío automático de documentos de compra como requisiciones o compras, entre otros en formato PDF con un elegante diseño a tus proveedores.

·         Importación de documentos de compras masivamente desde un archivo XML, TXT o Microsoft Excel® con un sólo clic.

·         Eficiente captura de documentos:

ü  Consulta del comparativo de costos y tiempo de entrega del producto. ¡Para comprar a la mejor opción!

ü  Ingresa a diferentes almacenes lo adquirido (almacén por partida).

·         Manejo de importaciones:

ü  Asignación de gastos indirectos por partida.

ü  Captura de gastos indirectos posterior a la compra.

ü  Posibilidad de “re-costeo” del producto a partir de los gastos indirectos.

ü  Exportación e importación de gastos indirectos desde hojas de cálculo de Microsoft Excel®.

·         Generación automática de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), Aspel-SAE 6.0 genera el archivo mensual requerido para la carga batch.

Multimoneda

·         Asignación por producto de la moneda en la que se manejará el precio.

·         Compras y ventas en diversas monedas.

·         Movimientos de cuentas por cobrar y por pagar en cualquier moneda.

·         Determinación de la pérdida y ganancia cambiaria relacionada a las cuentas por cobrar y por pagar.

      

Consultas, Estadísticas y Reportes

·         Versátiles consultas con búsquedas y filtros que permiten revisar sólo la información de interés y ubicar rápidamente el concepto requerido.

·         Creación de consultas definidas por el usuario y posibilidad de generar más de mil reportes.

·         Estadísticas:

ü  Ventas y compras del día, de la semana, por mes y por año.

ü  Productos más vendidos, clientes más importantes y períodos de mejor venta.

ü  Fácil creación de estadísticas mediante un asistente.

·         Sencillo editor de reportes que permite una mayor explotación de la información.

     Envío de consultas y reportes por correo electrónico.

Características generales del producto

·         Completamente en español.

·         Base de datos en formato Firebird® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®.

·         Traductor automático de datos de versiones Aspel-SAE 5.0.

·         Exportación de toda la información del sistema a formatos: XLS, HTML, PDF, entre otros.

·         Importación de hojas de cálculo de Microsoft Excel® de los principales catálogos y documentos: clientes, inventarios, proveedores, listas de precios, inventario físico, movimientos al inventario, documentos de venta y compras.

·         Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de la versión.

·         Módulo de perfiles de usuario para un acceso seguro a la información.

·         Disponible en la modalidad de 1 usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales.

Interfaz con los sistemas Aspel

·         Con Aspel-COI genera las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar. Las pólizas pueden ser a nivel documento, cliente, proveedor, zona del cliente o proveedor, línea de producto o impuesto. Con las versiones 7.0 de Aspel-COI, la contabilización de las pólizas puede ser en línea y relaciona los e incluye folios fiscales del CFDI, requisito de la contabilidad electrónica.

·         Para evitar una doble captura, Aspel-PROD 3.0 utiliza y actualiza el catálogo de inventarios de Aspel-SAE, éste provee los sub-ensambles y materias primas para formar las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD 3.0 por su parte, registra en línea la entrada al inventario por el producto terminado y salida de materia prima, así como todas las afectaciones correspondientes. Es posible incluir el manejo de lotes en la materia prima y producto terminado.

·         La interfaz con Aspel-BANCO 4.0 logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar.

·         Aspel-SAE envía a Aspel-CAJA 3.5 el catálogo de clientes y productos de los diferentes almacenes (tiendas) y el inventario de Aspel-SAE se actualiza por las ventas realizadas en los puntos de venta de Aspel-CAJA 3.5.

El mejor complemento para la contabilidad electrónica

·         Para ofrecerte una fácil captura y cumplimiento total de la contabilidad electrónica, ahora se incluye automáticamente la información de los folios fiscales de los CFDI al momento de realizar las pólizas de ventas o compras:

ü  En las pólizas de ventas y devoluciones automáticamente se relacionan los folios fiscales de los CFDI, que incluye RFC emisor, RFC receptor, fecha, monto y UUID, entre otros.

ü  Lo mismo sucede en las pólizas de compras y devoluciones si se asocian los CFDI de compras mediante el depósito de documentos, al contabilizar las compras se enviarán los folios fiscales de los CFDI y la información correspondiente.

Notas de venta.

·         Además de las facturas, remisiones, pedidos y cotizaciones ahora puedes crear notas de venta para ventas de mostrador. La facturación de las mismas puede ser: una por una, acumuladas por día o por cliente y lo mejor, es que te permite facturar desde un sitio web las notas de venta, ¡Despreocúpate de la facturación, los clientes la realizarán ellos mismos!

Facilidades para el timbrado y cancelación de CFDI.

·         Timbra varias facturas simultáneamente y solicita la cancelación para un grupo de documentos. Adicionalmente, existen diversos reportes donde puedes consultar el estado de los CFDI.

En documentos de Compras y Ventas

·         Personaliza la ventana para agilizar la captura de estos documentos captura y darle la imagen que tu empresa requiera.

·         Consultas relacionadas: Desde cualquier documento puedes ingresar al expediente del cliente y desde el producto al kárdex correspondiente. ¡Esto es flexibilidad y rapidez!

·         Todos los documentos de venta y compra como facturas, cotizaciones, pedidos, requisiciones, compras, entre otros, los puedes enviar automáticamente en PDF con un elegante diseño a tus clientes o proveedores.

·         Importa documentos de ventas y compras masivamente desde un archivo XML, TXT o Microsoft Excel®, con un solo clic.

·         Genera devoluciones de facturas, remisiones y notas de venta.

·         En las cotizaciones es posible controlar una fecha de vigencia, para un mejor control de precios.

Clientes.

·         Para una mayor eficiencia, control y seguridad en la captura de documentos de venta, ahora puedes asignar a tus clientes una plantilla de captura predefinida y un esquema de impuestos específico.

Punto de venta

·         Maneja Aspel-SAE en un punto de venta. En la recepción de pagos se clasifica el ingreso, además calcula y registra el cambio, proporcionando el reporte de corte de caja.

      

Generación automática de Facturas

·         Para facilitarte la identificación de documentos y su facturación, Aspel-SAE te presenta todos los documentos pendientes con un cliente independientemente del tipo de documento que sea: remisiones y notas de venta, de esta forma puedes facturarlo de forma masiva.

      

Importación de campos libres

·         Ahora además de realizar la importación de los diferentes catálogos del sistema puedes importar los campos libres, lo cual te facilita la puesta en marcha del sistema.

Requerimientos mínimos de hardware y software

·         Procesador de 32 bits (x86) a 1 GHz. o más. *

·         1 GB. de RAM.*

·         400 MB. de espacio libre en disco duro.

·         Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012 u 8.

*   Considerar que los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores

CONCLUSIONES

Podemos concluir que las condiciones del entorno empresarial de hoy, donde la alta complejidad y la fuerte competitividad se imponen, están convirtiendo a la gestión del conocimiento en la empresa, en un elemento protagonista de vital importancia para asegurar la sostenibilidad en el tiempo de los negocios y empresas del mundo. Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el proceso de toma de decisiones basada en una adecuada administración de la información. Hoy en día el elemento diferenciador entre empresas supervivientes y sobrevivientes, radica en el aprovechamiento de los recursos que la tecnología ofrece, y la manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones, recursos tanto humanos, materiales, financieros, etc. Todos ellos relacionados con la manipulación de datos para proveer información clara, precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y acertada. La toma de decisiones es una actividad critica dentro de las organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el éxito que en un momento dado, la organización pueda alcanzar uno de los factores que influyen para que el proceso de la administración de la información se lleve a cabo de manera adecuada, es el uso de herramientas tecnológicas que nos proporcionen el soporte necesario para agilizar esos procesos, y como consecuencia de ello, un incremento en el desempeño dentro de la empresa, así como también una reducción de costos en la misma. Dentro de dichos instrumentos tecnológicos se encuentran los programas o software, así como también la infraestructura física necesaria para soportar los programas.